חלופות הטובות ביותר עבור Microsoft Office (Formerly Microsoft 365, O365 ועכשיו Microsoft Coטייס)

עבור צוותי IT, "משרד" הוא לעתים רחוקות רק קבוצה של יישומים שולחניים. בסביבות רבות היא חבילה של זהות, שיתוף פעולה, תנוחת נקודות קצה, בקרת ציות, מדיניות שימור וארכיון ארוך של קבצים, תבניות ומאקרו. לכן הערכת חלופות היא פחות על מציאת מעבד מילים ויותר על בחירת מודל הפעלה לפרודוקטיביות: ענן-ראשון, היברידי או עוין עצמי; שיתוף פעולה ראשון או תאימות-ראשון; פרטיות-ראשון או מערכת אקולוגית-ראשון.

השינוי האחרון של "טייס הקו" הוא גם שינוי שיחות רכש. ארגונים מסוימים רוצים כלי פרודוקטיביות ללא תוספת של AI; אחרים רוצים AI אבל מעדיפים ספק אחר; רבים פשוט רוצים רישוי צפוי וגבולות ברורים יותר סביב חשיפת נתונים. ללא קשר למניע, אסטרטגיה חלופית חזקה מתחילה עם הפרדה נקייה: החלפת יישומי Office היא החלטה אחת; החלפת ערימה Microsoft 365 הרחבה היא החלטה אחרת.

Google Workspace

Google Workspace הוא החלופה הנפוצה ביותר "suite-to-suite" כאשר העדיפות היא שיתוף פעולה בזמן אמת וזרימות עבודה מותאמות לדפדפן. זה נוטה להתאים ארגונים שכבר סטנדרטו על דפוסי זהות מודרניים וניהול מכשירים ורוצים יציבה תפעולית פשוטה: פחות לקוחות עבים, פחות Plug-ins ופחות בעיות מקומיות.

מנקודת מבט IT, סביבת העבודה חזקה יותר כאשר אתה מתייחס אליה כפלטפורמה ולא קבוצה של יישומים. ניהול מרכזי, משטחי מדיניות עקביים, ושילוב חזק להפוך אותו מתאים לסביבות אוטומציה-כבדה. כאשר ההגירות מצליחות, זה בדרך כלל משום שצוותים עוברים באופן מפורש לשיתוף פעולה "Docs-First" ומפסיקים להתייחס לפורמטי הקבצים של Microsoft כמקור האמת הפנימי.

נקודות מבט צפויות: פורמט נאמנות גבוהה עבור מסמכי Word מורכבים ו- PowerPoint יכול להיות לא אחיד, ו- Excel-heavy workflows אשר מסתמכים על תכונות מורכבות, מאקרו, או תבניות מובנות עשויים לדרוש עיצוב מחדש או שכבת תאימות. שיתוף פעולה חיצוני הוא בדרך כלל מצוין, אבל שינוי קבצים עם שותפים שעדיין חיים בפורמטים של Microsoft דורש מדיניות מבצעית ברורה, כך שצוותים לא לשרוף זמן "תיקון" במקום לעשות עבודה.

סביבת עבודה היא התאמה טובה כאשר מדד ההצלחה שלך הוא מהירות שיתוף פעולה ומורכבות מופחתת של הלקוחות, וכאשר מנהיגות מוכנה סטנדרטיזציה על פורמטים Workspace-native ליצירת יום-יום.

Zoho Workplace

Zoho Workplace נבחר לעתים קרובות על ידי צוותי IT שרוצים חבילת פריון מלאה עם עקומת עלות שונה ומערכת אקולוגית רחבה מאחוריה. הגישה "Single pane" פונה לארגונים שרוצים דואר, צ'אט, פגישות, אחסון קבצים ועורכי משרדים תחת מטרייה אדמיניסטרטיבית אחת, ללא בנייה מחדש של הכל ממוכרים נפרדים.

כאשר Zoho נוטה לעשות טוב הוא בפריסה פרגמטית: ארגונים קטנים עד-mid, קבוצות מבוזרות וארגונים שרוצים חבילה צפויה כי הוא "טוב בכל דבר" ולא "טוב ביותר בדבר אחד". עבור IT, נקודת ההחלטה היא בדרך כלל פחות על תכונות עריכה ויותר על ממשל, אינטגרציה, תמיכה ציפיות: איך זהות מנוהלת, איך ביקורת ושימור תואמים עם מדיניות, וכיצד מפת הדרכים של הספק מתאימה למחויבויות הציות שלך.

Zoho Workplace היא אלטרנטיבה אמינה כאשר אתה רוצה ערימה מגובשת ואתה מעריך את המגוון של הספק מבלי לקפוץ כל הדרך ל-A האירוח העצמי.

רק דוק

רקOFFICE הוא לעתים קרובות קיצור כאשר הדרישה העיקרית היא נאמנות של Microsoft-format מבלי להתחייב למערכת האקולוגית של Microsoft. זה אטרקטיבי במיוחד בסביבות שרוצים עריכת שיתוף פעולה באינטרנט אבל גם רוצה בקרת פריסה, כולל מודלים עוינים או פרטיים עננים.

עבור אנשי IT, רקOFFICE הוא פחות "אפליקציית החלפת" ויותר רכיב ארכיטקטורת: זה יכול לשבת מאחורי האחסון שלך, להשתלב עם פלטפורמות שיתוף פעולה, ולאפשר לצוותים לעבוד בעורכים בעלי מראה מוכר בזמן שהארגון שלך שולט איפה המסמכים חיים. הפרדה זו של עורך ו repository היא חזקה עבור ממשל, תושבות נתונים ואסטרטגיות פלח.

השאלה המעשית היא כמה עמוק הארגון שלך מסתמך על תכונות מתקדמות של Excel או VBA. ארגונים רבים מצליחים עם ה-OFFICE על ידי מאקרו באופן רשמי, הגדילו את לוגיקה גליון בסיכון גבוה במערכות מנוהלות, ומטפלים בגליונות התפוצה הנותרים כממצאים חישוביים פשוטים יותר מאשר יישומים קריטיים עסקיים.

רק OFFICE מתאים היטב כאשר אתה רוצה שיתוף פעולה עם תאימות חזקה של Office ואתה מעדיף לשלוט באחסון, זהות וגבולות רשת.

הבאCloud Hub

Nextענן ה- Hub הוא אופציה חזקה כאשר האסטרטגיה שלך "מריצה את הפרודוקטיביות לתשתיות שלנו" ולא "מחזירה לענן ציבורי". זה בעיקר פלטפורמה לשיתוף תוכן עם סינכרון / שיתוף קבצים, תוכנות קבוצתיות, תקשורת ויכולות זרימת עבודה, וזה יכול להיות יחד עם עורכי מסמך מקוונים כדי ליצור ניסיון שיתוף פעולה מלא.

עבור IT, הערעור הוא שליטה: מיקום נתונים, פלח רשת, אפשרויות ניהול מפתח, ואת היכולת להתאים את הפלטפורמה עם מדיניות פנימית. זה רלוונטי במיוחד בתעשיות מוסדרות, פריסות ריבוניות, וסביבות עם מגבלות חמורות של נתונים.

פריסות ענן יכולות כאשר הן מטופלות כמו תשתיות אמיתיות, לא "שרת קבצים עם רשת UI". משמעות הדבר היא תכנון קיבולת, בדיקות ביצועים, עיצוב, גיבוי ושיקום תרגילים, ממשל תיקון והגדרה ברורה של תמיכה בבעלות. אם אתה יכול להפעיל אותו, NextCloud הופכת לבסיס גמיש עבור שכבת הפרודוקטיביות המודרנית.

הבאCloud Hub הוא אידיאלי עבור ארגונים שרוצים להפחית את הסיכון של ריכוז הספק, לשמור על ריבונות הדוקה יותר על נתונים, ויכול לתמוך במחזור חיים פלטפורמה כמו כל מערכת ביקורת עסקית אחרת.

Collabora Online

Collabora Online היא שכבת עריכה מקוונת פופולרית בסביבה עצמית מבוקרת, בדרך כלל פרוס לצד פלטפורמות תוכן כגון NextCloud. היא מאפשרת עריכת מסמכים מבוססת דפדפן ומאפשרת ל- IT לשמור על מודל האחסון והגישה של בקרת גישה בתוך בית או בתוך ענן פרטי מבוקר בקפידה.

במונחים מעשיים, Collabora Online מסייע לסגור את פער הכדאיות שמופיע כאשר ארגון מאמץ פלטפורמה ריבונית תוכן, אך משתמשים עדיין מצפים "ללחץ על קובץ ולערוך יחד בדפדפן". אלה המשתמשים בזרימת העבודה המשווים את Microsoft ו-Google. כאשר אתה יכול לספק את זה עם מודל האירוח שלך, אימוץ הופך הרבה יותר קל.

שאלת ה- IT העיקרית היא אינטגרציה איכות וניהול מחזור חיים: אימות, SSO, ביצועי עורך בקנה מידה, לתעד ציפיות תאימות, וכיצד אתה מטפל שדרוגים מבלי להפריע זרימת עבודה עסקית.

LibreOffice

LibreOffice נותרה אחת החלופות החזקות ביותר של ארגונים שרוצים להפחית את תלות הרישוי, לשמור על יכולת לא מקוונת, ולהימנע מהפיכה מבצעית שמגיעה עם חבילת ענן. הוא פרוס נרחב בסביבות כי מעדיף סטנדרטים פתוחים וערך לטווח ארוך נגישות מסמך.

עבור אנשי IT, LibreOffice הוא לעתים קרובות החלטת ממשל. אם הארגון שלך יכול לתקן פורמטים פתוחים למסמכים פנימיים ולדאוג לפורמטים של Microsoft כפורמטים של שינוי ולא לחנות הקנטוןית, LibreOffice הופך לבסיס ארוך טווח יציב. גישה זו יכולה לשפר משמעותית את אפשרויות היציאה ולהקטין את העלות של שינויים עתידיים בפלטפורמה.

גורם ההצלחה הוא ניהול ציפיות סביב תאימות ואוטומציה. חוברות עבודה מורכבות של Excel ותהליכי VBA-heavy הם לעתים רחוקות "drop-in". ארגונים רבים מטפלים בכך על ידי הפרדה של גליון להפיץ "חוקים" מגליון להפיץ "אפקטים", הובלת יישומי גיליון קריטי לתוך שירותים מנוהלים או פלטפורמות קוד נמוך, ולהשאיר LibreOffice עבור שכבת המסמך.

LibreOffice הוא התאמה מצוינת כאשר תמיכה לא מקוונת, פתיחות, וגישה ארוכת טווח למסמכים הם עדיפויות גבוהות.

SoftMaker Office

SoftMaker Office הוא חלופה מסחרית חזקה עבור ארגונים שרוצים חבילת שולחן עבודה מסורתית עם דגש על תאימות ותנוחת ספקים מדגישה פרטיות. לעתים קרובות הוא מוערך על ידי צוותי IT שרוצים מוצר בתשלום עם ציפיות תמיכה קונבנציונליות, מבלי להיכנס למערכת אקולוגית בענן גדולה.

קטגוריה זו רלוונטית במיוחד לסביבות שעדיין מהוות ניסיון "לקוח שומן", כולל תרחישי VDI, נקודת קצה מבוקרת בונה וארגונים שרוצים מכניקה פשוטה. SoftMaker יכול להיות שימושי איפה LibreOffice הוא מקובל אבל מנהיגות מעדיפה מערכת יחסים של ספק מסחרי פרופיל תאימות ספציפית.

SoftMaker Office מתאים היטב כאשר אתה רוצה תחליף שולחן עבודה עם תמיכה ספק צפוי ועמדה מוכוונת פרטיות, תוך שמירה על מורכבות הגירה נמוך יותר מחבילה מלאה reforming.

משרד WPS

WPS Office הוא בדרך כלל מאומץ עבור חוויית ה- UX המוכרת שלו, ניסיון רב-פעמי חזק, והתאמה רחבה של קבצים. זה יכול להיות מושך ציי מכשירים מעורבים שבו העריכה הניידת ו- PDF כלי שיט בנוי הם צרכים גבוהים.

עבור אנשי IT, ההערכה נוטה להיות פחות על יכולת עריכה ויותר על ניהול סיכונים: תנאי רכש, יציבה טלמטרית, התנהגות סינכרוניזציה בענן, אפשרויות תושבות נתונים, והאם בקרה ארגונית תואמת למדיניות פנימית. אם WPS הוא פרוס, זה בדרך כלל עם בסיס תצורה מכוונת כללים ברורים לגבי אילו מסמכים יכולים לסנכרן לאיזו מיקומים.

Office WPS יכול להיות ניסיון מעשי דמוי Office כאשר תאימות וכיסוי מכשירים הם סדרי עדיפויות העליון, בתנאי שמודל הממשל שלך מפורש ואכיפתו.

Apple iWork

iWork הוא הטוב ביותר מוערך כ"שכבת הפרודוקטיביות של Apple-First" ולא השיבוט של Microsoft Office. עבור ארגונים עם macOS ואימוץ iOS משמעותי, זה יכול להפחית את התלות על סוויטות משרדי צד שלישי עבור זרימת עבודה יומיומית רבים תוך שמירה על שיתוף פעולה פשוט דרך המערכת האקולוגית של אפל.

שאלת ה- IT הליבה היא interoperability וסטנדרטיזציה. אם המסמכים הפונה החיצוני שלך חייב להיות מועבר בפורמטים קפדניים של Microsoft עם פריסות מורכבות, iWork עשוי להיות צעד המרה ולא כלי סמכותי. קבוצות רבות מצליחות על ידי הגדרת איפה iWork הוא הכלי הנכון והיכן נדרש עריכת תואמים של Microsoft.

iWork מתאים לארגונים שרוצים חוויה נקייה, ילידת במכשירי Apple ויכולה לנסח מחדש את זרימות העבודה לייצוא לשותף ולהחלפת מסמך לקוחות.

Proton for Business

חבילת העסקים של פרוטון מוערכת יותר ויותר על ידי ארגונים המטפלים בהפחתת הפרטיות והמידע כדרישות סדר ראשון. במקום להתחרות בראש על "כל תכונה של Office", הצעת הערך היא יציבה של סביבת עבודה המיועדת במפורש להפחית את החשיפה להפרות, מעקב, ושימוש בנתונים לא רצויים.

עבור אנשי IT, ההחלטה היא בדרך כלל אדריכלית: Proton יכול לשמש שכבה בטוחה עבור זרימת עבודה רגישות גבוהה ועבור ארגונים שרוצים מודל פרטיות הדוק יותר כברירת מחדל. זה יעיל ביותר כאשר אתה מזהה אילו עומסי עבודה זקוקים לפקדים פרטיים-ראשון ואשר עומסי עבודה יכולים להישאר בחבילת שיתוף פעולה של הזרם המרכזי.

כאשר Proton ממוקם בחשיבה, זה הופך מרכיב חזק באסטרטגיה של פריון עניבה, שבו דרישות סודיות משתנות על ידי צוות, פרויקט או סיווג מסמך.

מסגרת החלטה מעשית עבור IT

חלופות לעבוד הכי טוב כאשר קריטריונים הבחירה הם מפורשים ומדידים. בפרויקטים של פלטפורמת הפרודוקטיביות, "משתמשים כמוהו" אינם מספיקים, ו"זה פותח קבצים" אינו אסטרטגיה הגירה. חיבורי מסגרת עמידים לכלי סיכון עסקי ומציאות תפעולית.

תאימות ונאמנות

לזהות את המסמכים החשובים באמת: תבניות חיצוניות, חפצים משפטיים, חפיסות משקיעים, צורות מוסדרות, דוחות תפעוליים, ואת קומץ הקבצים שהפכו לתהליכים עסקיים. אימות על פריטים אלה, לא על דוגמאות שיווקיות. אם מאקרו, תוספות, או גליונות מבוזרים עמוק הם חלק עומס העבודה, להגדיר מדיניות מפורשת על איך אלה יהיו פרשו, מוחלפים או מבודדים.

זהות, גישה ותנוחות קצה

שילוב SSO, גישה מותנית, אכיפה של MFA, אמון במכשיר, ועיצוב תפקידים הם המקום שבו IT מנצח או מפסיד זמן. חבילה שיוצרת יוצא דופן זהות הופכת להיות יקרה במהירות. בסביבה מעורבת, מעדיפים כלים המשלבים באופן נקי עם IdP שלך ומאפשרים למדיניות להיות עקבית על פני SaaS ורכיבים עוינים עצמית.

אבטחה, ביקורת ובקרה

אם יש לך שמירה, אחזקה משפטית, eDiscovery, או דרישות DLP, ממפה את אלה לפקדים קונקרטיים: יומני ביקורת אתה באמת יכול לייצא, שמירה כי הוא מאויש ומבחן, סיווג כי הוא ניתן למדידה מבצעית, וגבולות מנהליים שמתאימים למבנה ה-org שלך. אם אתה לא יכול להוכיח אכיפה באימון טבלה, נניח שאתה לא יכול להוכיח את זה במהלך אירוע.

מודל תמיכה ובעלות תפעולית

סוויטות ענן משמרות עומס תפעולי לספק תמיכה ותצורה ניהולית. ערימות מעוגנות את העומס לתרגול התשתית שלך. ההיברידי מחלק את ההבדל אבל יכול להיות האפשרות הקשה ביותר אם בעלות היא מעורפלת. להחליט מי הבעלים של תיקון, Uptime SLAs, גיבויים, לשחזר בדיקות, ואת נתיבי תמיכה למשתמש לפני שאתה טייס.

חפץ פנימי שימושי הוא "חוזה פלטפורמה של דף אחד" הקובע את פורמטי הקבצים הקנוניים, כיצד המסמכים מסווגים, שבו כל סוג של מסמכים עשוי לחיות, וכיצד קבוצות משותפות עם צדדים חיצוניים. חלופות הופכות לקלות הרבה יותר לפעול כאשר המדיניות כתובה בשפה מבצעית במקום שפה שאיפה.

דפוסי הגירה שבאמת עובדים

רוב הפרויקטים הכושלים של Office אינם כישלונות של תוכנה; הם כשלים של בקרת היקף. הגירה מוצלחת בדרך כלל מאמצת את אחד הדפוסים הללו ומתחייבת לכך באופן מבצעי.

שיתוף פעולה - First Replatforming

ארגונים בוחרים חבילת ענן סטנדרטיזציה על פורמטי המסמך הילידים שלה ליצירת פנים. פורמטים של Microsoft הופכים לפורמטי חליפין עבור שותפים. דפוס זה נפוץ עם Google Workspace והוא יכול גם ליישם סוויטות אחרות כאשר מנהיגות לאכוף החלטה סטנדרטיזציה נקייה.

תאימות ראשונה

ארגונים שומרים על פורמטים של Microsoft כמו canonical אבל מחליפים את שכבת העריכה כדי להפחית את תלות הרישוי או לשנות את יציבה של פריסה. דפוס זה משמש לעתים קרובות רק OFFICE או תחליף שולחן עבודה כגון LibreOffice או SoftMaker, והוא נוטה להצליח כאשר פריטים מקרו-heavy הם מבודדים במפורש או פורש.

חידוש שיתוף פעולה

ארגונים פריסים פלטפורמה מעוננת עצמית וצמדים אותה עם עורך מקוון כדי לגשת לזמינות של סוויטות עננים ציבוריים תוך שמירה על השליטה במיקום הנתונים והגישה. NextCloud Hub בשילוב עם עורך מקוון הוא מימוש משותף של דפוס זה. הדרישה המבצעית גבוהה יותר, אך היא השליטה.

על פני דפוסים אלה, שינוי ענייני ניהול. זה צריך להניח עקומת למידה לא טריוויאלית עבור משתמשים, ליצור הדרכה ברורה "איך אנחנו עובדים עכשיו" והקמת ערוץ תמיכה שיכול לענות על נושאים משותפים כגון המרה, שיתוף הגדרות, ופעולה קוליט.

כללי יכולת ביניים המפחיתים כרטיסים

הדרך המהירה ביותר לייצר עומס מסייע היא לתת לכל קבוצה להחליט כללי פורמט הקבצים שלה. קבוצה קטנה של מדיניות בין-אופרציה יכולה למנוע זרם אינסופי של אירועים "מפרקים"

ארגוני IT רבים מצליחים על ידי הגדרת פורמט סופר פנימי ברירת מחדל, פורמט שיתוף חיצוני ברירת מחדל, וקבוצה קטנה של חריגים לשימוש מיוחד. הם גם מגדירים איפה PDFs הם הפריט הסופי, שבו יש צורך במסמכים לעריכה, ומה פירוש "סוף" למסמכים מבוקרים.

המטרה אינה שלמות; היא צפויה. כאשר הצוותים יודעים איזה כלי ופורמט צפוי לכל סוג של עבודה, הפלטפורמה הופכת רגועה יותר, התמיכה הופכת לקלה יותר, והגירות מפסיקות להרגיש כמו חיכוך קבוע.

מה "טוב ביותר" נראה בארגונים אמיתיים

אין אלטרנטיבה אוניברסלית ל- Microsoft Office משום שהארגונים מלוכדים מגבלות שונות. בחירה מעשית בדרך כלל תואמת לעדיפות אחת דומיננטית.

אם מהירות שיתוף פעולה היא המדד העיקרי, חבילת ענן עם עמית בזמן אמת הילידים היא בדרך כלל הצעד הטוב ביותר. אם אפשרויות יציאה, ריבונות ותושבי נתונים שולטים, פלטפורמת שיתוף פעולה עם עורך מקוון היא לעתים קרובות הדרך החזקה ביותר. אם תאימות קבצים והפרעה מינימלית משנה ביותר, שכבת עורך ממוקדת תאימות או החלפת חבילת שולחן העבודה נוטה לנצח.

הגישה היציבה ביותר היא להחליט מה הארגון שלך באמת מנסה לייעל ולאחר מכן לבחור את הפלטפורמה שהופכת את אותה המטרה לקלה ביותר לאכוף. כאשר "best" מוגדר באופן מבצעי, בחירת המוצר הופכת הרבה יותר ברורה.

טיפ למנהיגי IT: הפעל טייס שבו הצלחה נמדדת על ידי תאימות מדיניות, תוצאות בין-אופרציה, וצמצום החריגים התפעוליים. אם הטייס שלך רק מודד "העדפות משתמשים", הוא לא ינבא את תוצאות הארגון.