بهترین گزینه ها برای Microsoft Office (شکلی از Microsoft 365، O365 و اکنون Microsoft Copilot)

برای تیم های IT، “ Office” به ندرت فقط مجموعه ای از برنامه های دسکتاپ است. در بسیاری از محیط ها این مجموعه ای از هویت، همکاری، حالت نقطه پایانی، کنترل انطباق، سیاست های حفظ و یک آرشیو چند دهه ای از فایل ها، قالب ها و ماکروها است. به همین دلیل است که ارزیابی گزینه های جایگزین در مورد پیدا کردن یک پردازنده کلمه و بیشتر در مورد انتخاب یک مدل عملیاتی برای بهره وری است: ابر، هیبریدی یا خود میزبان؛ همکاری اول یا سازگاری اول؛ حریم خصوصی اول یا اکوسیستم اول.

تغییر نام تجاری اخیر “Copilot” نیز در حال تغییر مکالمات تدارکات است. برخی از سازمان ها می خواهند ابزار بهره وری بدون افزودنی AI، دیگران AI را ترجیح می دهند، اما ارائه دهنده دیگری را ترجیح می دهند؛ بسیاری از آنها به سادگی می خواهند مجوز قابل پیش بینی و مرزهای روشن تر در اطراف قرار گرفتن داده ها. صرف نظر از انگیزه، یک استراتژی جایگزین قوی با جدایی پاک شروع می شود: جایگزینی برنامه های Office یک تصمیم است؛ جایگزین کردن پشته مایکروسافت 365 یک تصمیم متفاوت است.

Google Workspace

Google Workspace رایج ترین جایگزین “suite-to-suite” است، زمانی که اولویت همکاری در زمان واقعی و جریان های کاری مرورگر است. این تمایل به مناسب سازمان هایی است که در حال حاضر در الگوهای مدیریت هویت مدرن و دستگاه استاندارد شده اند و خواهان یک وضعیت عملیاتی ساده هستند: مشتریان ضخیم کمتر، پلاگین های کمتر و مسائل کمتر محلی.

از دیدگاه IT، Workspace قوی ترین زمانی است که شما آن را به عنوان یک پلت فرم به جای مجموعه ای از برنامه ها درمان می کنید. مدیریت مرکزی، سطوح سیاست ثابت و قلاب های یکپارچه سازی قوی آن را برای محیط های اتوماسیون مناسب می کند. در جایی که مهاجرت ها موفق می شوند، معمولا به این دلیل است که تیم ها به طور واضح به سمت همکاری “دکتر اول” حرکت می کنند و از درمان فرمت های فایل مایکروسافت به عنوان منبع داخلی حقیقت جلوگیری می کنند.

Watch-outs قابل پیش بینی است: قالب بندی با محتوای بالا برای اسناد پیچیده Word و PowerPoint می تواند ناهموار باشد و جریان های کاری اکسل-heavy که به ویژگی های پیچیده، ماکروها یا قالب های تثبیت شده متکی هستند ممکن است نیاز به طراحی مجدد یا یک لایه سازگاری داشته باشند. همکاری خارجی به طور معمول عالی است، اما تبادل فایل با شرکایی که هنوز در فرمت های مایکروسافت زندگی می کنند، نیاز به یک سیاست عملیاتی روشن دارد، بنابراین تیم ها به جای انجام کار، زمان "تنظیم قالب بندی" را نمی سوزانند.

Workspace زمانی مناسب است که متریک موفقیت شما سرعت همکاری و کاهش پیچیدگی مشتری است و هنگامی که رهبری مایل به استاندارد سازی در فرمت های کاری فضایی برای ایجاد روزانه است.

محل کار Zoho

محل کار Zoho اغلب توسط تیم های IT انتخاب می شود که می خواهند یک بسته بهره وری کامل با منحنی هزینه مختلف و یک اکوسیستم گسترده پشت آن. رویکرد "یک پان" به سازمان هایی که می خواهند ایمیل، چت، جلسات، ذخیره سازی فایل و سردبیران اداری زیر یک چتر اداری، بدون بازسازی همه چیز از فروشندگان جداگانه است، درخواست می کند.

جایی که Zoho تمایل دارد به خوبی انجام دهد، در استقرار های عملی است: شرکت های کوچک به میان، تیم های توزیع شده و سازمان هایی که می خواهند یک مجموعه قابل پیش بینی است که به جای "بهترین در یک چیز" خوب است. برای IT، نقطه تصمیم معمولا در مورد ویژگی های ویرایش و بیشتر در مورد حاکمیت، یکپارچگی و انتظارات پشتیبانی کمتر است: چگونه هویت مدیریت می شود، چگونه حسابرسی و حفظ با سیاست، و چگونه نقشه راه فروشنده با تعهدات شما مطابقت دارد.

Zoho محل کار یک جایگزین معتبر است زمانی که شما می خواهید یک پشته یکپارچه و شما ارزش تنوع فروشنده بدون پریدن تمام راه برای میزبانی خود.

دانلود زیرنویس فارسی فیلم Only CrackICE Docs

تنها COPICE اغلب زمانی کوتاه می شود که نیاز کلیدی، وفاداری Microsoft-format بدون تعهد به اکوسیستم مایکروسافت است. این به ویژه در محیط هایی جذاب است که می خواهند ویرایش مشترک آنلاین، اما همچنین می خواهند کنترل استقرار، از جمله مدل های خود میزبان یا خصوصی-cloud.

برای حرفه ای های IT، تنها HFICE کمتر یک برنامه جایگزین است و بیشتر یک جزء معماری است: می تواند پشت ذخیره سازی خود بنشیند، با سیستم عامل های همکاری ادغام شود و به تیم ها اجازه می دهد تا در ویرایشگرهای آشنا کار کنند در حالی که سازمان شما کنترل می کند که اسناد زنده هستند. جدایی سردبیر و مخزن برای مدیریت، اقامت داده ها و استراتژی های تقسیم بندی قدرتمند است.

سوال عملی این است که سازمان شما چقدر به ویژگی های پیشرفته اکسل یا VBA متکی است. بسیاری از سازمان ها موفق به تنها با حذف رسمی ماکروها، مهاجرت منطق صفحه گسترده با خطر بالا به سیستم های مدیریت شده، و درمان صفحات گسترده باقی مانده به عنوان مصنوعات محاسباتی ساده تر به جای کاربردهای حیاتی کسب و کار.

تنها زمانی که شما می خواهید همکاری با سازگاری قوی Office-format داشته باشید و ترجیح می دهید ذخیره سازی، هویت و مرزهای شبکه را کنترل کنید، مناسب است.

Nextcloud Hub

Nextcloud Hub یک گزینه قوی است، زمانی که استراتژی شما “تولید به زیرساخت های ما” است، نه “تولید ناخالص داخلی به یک ابر عمومی”. این در درجه اول یک پلت فرم همکاری محتوا با همگام سازی فایل / اشتراک، فن آوری گروهی، ارتباطات و قابلیت های جریان کار است، و می تواند با ویرایشگران سند آنلاین جفت شود تا یک تجربه همکاری کامل ایجاد کند.

برای IT، جذابیت کنترل است: مکان داده، تقسیم بندی شبکه، انتخاب های مدیریت کلید و توانایی هماهنگ کردن پلت فرم با سیاست های داخلی. این امر به ویژه در صنایع تنظیم شده، استقرار های مستقل و محیط هایی با محدودیت های شدید داده مرتبط است.

استقرار ابر بعدی زمانی موفق می شود که آنها مانند زیرساخت های واقعی رفتار می کنند، نه “یک سرور فایل با یک UI وب”. این بدان معنی است که برنامه ریزی ظرفیت، تست عملکرد، طراحی HA، پشتیبان گیری و بازسازی مته ها، مدیریت پچ و به وضوح تعریف مالکیت پشتیبانی. اگر بتوانید آن را عملیاتی کنید، Nextcloud یک پایه انعطاف پذیر برای یک لایه بهره وری مدرن است.

Nextcloud Hub ایده آل برای سازمان هایی است که می خواهند ریسک تمرکز فروشنده را کاهش دهند، حاکمیت محکم تری نسبت به داده ها حفظ کنند و می توانند از چرخه عمر پلتفرم مانند هر سیستم مهم دیگر حمایت کنند.

همکاری آنلاین

کولما آنلاین یک لایه ویرایش آنلاین محبوب در محیط های خود میزبان و کنترل شده است که معمولا در کنار پلتفرم های محتوا مانند Nextcloud مستقر شده است. این امکان ویرایش سند مبتنی بر مرورگر را فراهم می کند در حالی که اجازه می دهد تا IT ذخیره سازی و دسترسی به مدل کنترل در داخل خانه یا در یک ابر خصوصی کنترل شده را حفظ کند.

در شرایط عملی، کولما آنلاین کمک می کند تا شکاف قابلیت استفاده که به نظر می رسد زمانی که یک سازمان یک پلت فرم محتوای مستقل را تصویب می کند، نزدیک شود، اما کاربران هنوز انتظار دارند که “یک فایل را کلیک کرده و در مرورگر ویرایش کنند”. این کار کاربران جریان کار در مقایسه با مایکروسافت و گوگل است. هنگامی که شما می توانید آن را با مدل میزبانی خود ارائه دهید، پذیرش بسیار آسان تر می شود.

سوال کلیدی IT کیفیت ادغام و مدیریت چرخه عمر است: احراز هویت، SSO، عملکرد ویرایشگر در مقیاس، انتظارات سازگاری سند و چگونگی مدیریت ارتقاء بدون وقفه در گردش کار کسب و کار.

LibreOffice

LibreOffice یکی از قوی ترین گزینه های "desktop-first" برای سازمان هایی است که می خواهند وابستگی به مجوز را کاهش دهند، قابلیت آفلاین را حفظ کنند و از اتصال عملیاتی که با یک مجموعه ابری می آید، اجتناب کنند. این است که به طور گسترده در محیط هایی که به دنبال استانداردهای باز و ارزش دسترسی به سند بلند مدت.

برای متخصصان IT، LibreOffice اغلب یک تصمیم مدیریتی است. اگر سازمان شما بتواند بر روی فرمت های باز برای اسناد داخلی استاندارد سازی کند و فرمت های مایکروسافت را به جای فروشگاه کانونی به عنوان فرمت های تبادلی درمان کند، LibreOffice به یک پایگاه بلند مدت پایدار تبدیل می شود. این رویکرد می تواند به طور معناداری گزینه های خروج را بهبود بخشد و هزینه تغییرات پلتفرم آینده را کاهش دهد.

عامل موفقیت مدیریت انتظارات در مورد سازگاری و اتوماسیون است. کتاب های کاری پیچیده اکسل و فرآیندهای VBA-heavy به ندرت "drop-in" هستند. بسیاری از سازمان ها این را با جدا کردن "انجام" صفحه گسترده از "برنامه های کاربردی"، انتقال برنامه های حیاتی صفحه گسترده به خدمات مدیریت شده و یا سیستم عامل های کم کد، و ترک LibreOffice برای لایه سند.

LibreOffice زمانی عالی است که پشتیبانی آفلاین، باز بودن و دسترسی طولانی مدت قابل پیش بینی به اسناد اولویت های بالایی دارند.

SoftMaker Office

SoftMaker Office یک جایگزین تجاری قوی برای سازمان هایی است که می خواهند یک مجموعه دسکتاپ سنتی با تمرکز بر سازگاری و وضعیت فروشنده که بر حریم خصوصی تأکید می کند. این اغلب توسط تیم های فناوری اطلاعات ارزیابی می شود که می خواهند یک محصول با انتظارات پشتیبانی متعارف، بدون اینکه وارد یک اکوسیستم ابر بزرگ شوند.

این دسته به ویژه برای محیط هایی که هنوز ارزش یک تجربه "مشتری چربی" را دارند، از جمله سناریوهای VDI، ساخت های نقطه انتهایی کنترل شده و سازمان هایی که می خواهند مکانیک رولینگ ساده باشد، مناسب است. SoftMaker می تواند مفید باشد که در آن LibreOffice قابل قبول است، اما رهبری ترجیح می دهد یک رابطه فروشنده تجاری و مشخصات سازگاری خاص.

SoftMaker Office مناسب است زمانی که شما می خواهید جایگزین مجموعه دسکتاپ با پشتیبانی فروشنده قابل پیش بینی و یک موضع حریم خصوصی، در حالی که حفظ پیچیدگی مهاجرت پایین تر از یک مجموعه کامل replatforming.

WPS Office

WPS Office به طور معمول برای UX آشنا، تجربه قوی چند دستگاه و سازگاری گسترده فرمت فایل مورد استفاده قرار می گیرد. این می تواند در ناوگان های مختلف دستگاه جذاب باشد که در آن ویرایش تلفن همراه و ابزار PDF داخلی، نیازهای فرکانس بالا هستند.

برای متخصصان IT، ارزیابی تمایل به کمتر در مورد قابلیت ویرایش و بیشتر در مورد مدیریت ریسک دارد: شرایط تدارکات، حالت تله متری، رفتار هماهنگ سازی ابر، گزینه های اقامت داده ها و اینکه آیا کنترل های سازمانی با سیاست داخلی هماهنگ هستند. اگر WPS استقرار یابد، به طور معمول با یک پایه پیکربندی عمدی و قوانین روشن در مورد که اسناد می توانند به کدام مکان همگام سازی کنند.

WPS Office می تواند یک تجربه عملی مانند Office باشد، زمانی که سازگاری و پوشش دستگاه اولویت های بالایی دارند، به شرطی که مدل حکمرانی شما صریح و اجرا شود.

Apple iWork

iWork به عنوان یک لایه بهره وری اول اپل به جای یک کلون آفیس جهانی مایکروسافت ارزیابی می شود. برای سازمان هایی با استفاده از macOS و iOS قابل توجه، می تواند وابستگی به سوئیت های اداری شخص ثالث را برای بسیاری از جریان های کاری روزمره کاهش دهد، در حالی که همکاری را از طریق اکوسیستم اپل ساده نگه می دارد.

سوال اصلی IT قابلیت همکاری و استاندارد سازی است. اگر اسناد خارجی شما باید در قالب های سخت افزاری مایکروسافت با طرح های پیچیده تحویل داده شود، iWork ممکن است به جای یک ابزار نویسنده سازی کانونی تبدیل به یک مرحله تبدیل شود. بسیاری از تیم ها با تعریف جایی که iWork ابزار مناسب است و ویرایش سازگار با مایکروسافت همچنان مورد نیاز است، موفق می شوند.

iWork متناسب با سازمان هایی است که خواهان یک تجربه تمیز و بومی در دستگاه های اپل هستند و می توانند جریان های کاری صادرات را برای تبادل سند شریک و مشتری رسمی کنند.

Proton for Business

مجموعه کسب و کار Proton به طور فزاینده ای توسط سازمان هایی ارزیابی می شود که حریم خصوصی و به حداقل رساندن اطلاعات را به عنوان الزامات سفارش اول درمان می کنند. به جای رقابت سر به جلو در “هر ویژگی اداری”، گزاره ارزش یک حالت فضای کاری است که به صراحت برای کاهش قرار گرفتن در معرض نقض، نظارت و استفاده از داده های ناخواسته طراحی شده است.

برای متخصصان IT، این تصمیم معمولا معماری است: Proton می تواند به عنوان یک لایه امن برای گردش کار با حساسیت بالا و برای سازمان هایی که می خواهند یک مدل حریم خصوصی سخت تر به طور پیش فرض. این موثرترین زمانی است که شما مشخص می کنید که کدام حجم کار به کنترل حریم خصوصی اول نیاز دارد و کدام کار می تواند در یک مجموعه همکاری اصلی باقی بماند.

هنگامی که Proton در نظر گرفته شده است، آن را به یک جزء قوی در یک استراتژی بهره وری کراوات تبدیل می شود، که در آن الزامات محرمانه توسط تیم، پروژه یا طبقه بندی سند متفاوت است.

یک چارچوب تصمیم گیری عملی برای IT

جایگزین ها زمانی بهتر کار می کنند که معیارهای انتخاب واضح و قابل اندازه گیری باشد. در پروژه های پلتفرم بهره وری، “کاربران مانند آن” کافی نیست و “فایلها را باز می کند” یک استراتژی مهاجرت نیست. یک چارچوب با دوام ابزار برای ریسک کسب و کار و واقعیت عملیاتی است.

سازگاری فایل و وفاداری

اسناد را که در واقع مهم هستند شناسایی کنید: قالب های خارجی، مصنوعات حقوقی، عرشه های سرمایه گذار، فرم های تنظیم شده، گزارش های اجرایی و تعداد انگشت شماری از فایل هایی که به فرایندهای تجاری تبدیل شده اند. اعتبارسنجی وفاداری در این مصنوعات، نه در مثال های بازاریابی. اگر ماکروها، صفحات گسترده اضافه یا عمیق بخشی از حجم کار هستند، یک سیاست صریح را برای چگونگی بازنشسته شدن، جایگزینی یا انزوا تعریف کنید.

هویت، دسترسی و حالت پایان

ادغام SSO، دسترسی مشروط، اجرای MFA، اعتماد دستگاه و طراحی نقش، جایی است که IT برنده یا از دست دادن زمان است. مجموعه ای که استثنائات هویت را ایجاد می کند به سرعت گران می شود. در محیط های مختلط، ابزارهایی را ترجیح دهید که به صورت تمیز با IdP شما ادغام شوند و اجازه دهند که سیاست در سراسر SaaS و اجزای خود میزبان سازگار باشد.

امنیت، حسابرسی و کنترل انطباق

اگر شما حفظ، نگهداری قانونی، eDiscovery یا الزامات DLP دارید، آن ها را به کنترل های بتنی نقشه کنید: log های حسابرسی شما در واقع می توانید صادرات، نگهداری که قابل اجرا و قابل آزمایش است، طبقه بندی است که به طور عملیاتی قابل استفاده است و مرزهای اداری که با ساختار شما مطابقت دارند. اگر شما نمی توانید اجرای یک تمرین جدول بالا را ثابت کنید، فرض کنید که در طول یک حادثه قادر به اثبات آن نخواهید بود.

پشتیبانی مدل و مالکیت عملیاتی

سوئیت های Cloud بار عملیاتی را به پشتیبانی فروشنده و پیکربندی مدیریت تغییر می دهند. پشته های خود میزبان بار را به عمل زیرساخت شما تغییر می دهند. هیبرید تفاوت را تقسیم می کند، اما می تواند سخت ترین گزینه باشد اگر مالکیت مبهم باشد. تصمیم بگیرید که چه کسی مالک پچ، uptime SLAs، پشتیبان گیری، تست مجدد و مسیرهای پشتیبانی کاربر قبل از خلبان است.

یک Artifact داخلی مفید یک صفحه "قرارداد پلت فرم محصول" است که فرمت های فایل کانونی را بیان می کند، چگونه اسناد طبقه بندی می شوند، که در آن هر کلاس از اسناد ممکن است زندگی کنند و چگونه تیم ها با احزاب خارجی همکاری می کنند. جایگزین ها به مراتب آسان تر می شوند زمانی که سیاست به جای یک زبان الهام بخش به زبان عملیاتی نوشته می شود.

الگوهای مهاجرت که در واقع کار می کنند

اکثر پروژه های شکست خورده جایگزین Office شکست های نرم افزار نیستند؛ آنها شکست های کنترل دامنه هستند. مهاجرت موفق معمولا یکی از این الگوها را اتخاذ می کند و به طور عملیاتی به آن متعهد می شود.

همکاری-First Replatforming

سازمان ها یک مجموعه ابری را انتخاب می کنند و در قالب های سند بومی خود برای ایجاد داخلی استاندارد می شوند. فرمت های مایکروسافت تبدیل به فرمت های تبادل برای شرکای. این الگو با Google Workspace رایج است و همچنین می تواند به دیگر سوئیت ها اعمال شود، زمانی که رهبری یک تصمیم استاندارد سازی تمیز را اجرا می کند.

قابلیت های جایگزین اول

سازمان ها فرمت های مایکروسافت را به عنوان canonical نگه می دارند اما جایگزین لایه ویرایش برای کاهش وابستگی مجوز یا تغییر حالت استقرار می شوند. این الگو اغلب تنها از جایگزین مجموعه دسکتاپ مانند LibreOffice یا SoftMaker استفاده می کند و زمانی که مصنوعات ماکرویی به وضوح منزوی یا بازنشسته می شوند، موفق می شود.

همکاری حاکمیت

سازمان ها یک پلت فرم خود میزبان را استقرار می دهند و آن را با یک ویرایشگر آنلاین برای نزدیک شدن به قابلیت استفاده از سوئیت های ابر عمومی در حالی که نگه داشتن کنترل مکان داده و دسترسی. Nextcloud Hub همراه با ویرایشگر آنلاین یک تحقق مشترک از این الگو است. نیاز عملیاتی بالاتر است، اما بنابراین کنترل است.

در این الگوها، مدیریت تغییر اهمیت دارد. IT باید یک منحنی یادگیری غیر سریع را برای کاربران فرض کند، راهنمایی واضح "چگونه ما در حال حاضر کار می کنیم" ایجاد کند و یک کانال پشتیبانی ایجاد کند که می تواند به مسائل رایج مانند تبدیل فرمت، به اشتراک گذاری تنظیمات و همکاران پاسخ دهد.

قوانین متقابل که بلیط ها را کاهش می دهد

سریعترین راه برای تولید بار کمکی این است که به هر تیمی اجازه دهید قوانین فرمت فایل خود را انتخاب کند. مجموعه کوچکی از سیاست های همکاری می تواند مانع از جریان بی پایان حوادث "شکست" شود.

بسیاری از سازمان های فناوری اطلاعات با تعریف یک فرمت فرض داخلی، یک فرمت اشتراک گذاری خارجی پیش فرض و مجموعه کوچکی از استثنائات برای استفاده تخصصی موفق می شوند. آنها همچنین تعریف می کنند که در آن فایل های PDF آخرین مصنوعات هستند، جایی که اسناد قابل ویرایش مورد نیاز است و چه "آخرین" برای اسناد کنترل شده است.

هدف کامل نیست؛ قابل پیش بینی است. هنگامی که تیم ها می دانند که کدام ابزار و کدام فرمت برای هر کلاس از کار انتظار می رود، پلتفرم آرام تر می شود، پشتیبانی ساده تر می شود و مهاجرت ها احساس مانند اصطکاک دائمی را متوقف می کنند.

"بهترین" در سازمان های واقعی به نظر می رسد

هیچ جایگزین جهانی برای Microsoft Office وجود ندارد، زیرا سازمان ها برای محدودیت های مختلف بهینه سازی می کنند. انتخاب عملی معمولا با یک اولویت غالب مطابقت دارد.

اگر سرعت همکاری، متریک اصلی باشد، یک مجموعه ابری با نویسندگان زمان واقعی بومی به طور معمول بهترین حرکت است. اگر گزینه های خروج، حاکمیت و اقامت داده غالب باشد، یک پلت فرم همکاری خود میزبان با ویرایشگر آنلاین اغلب قوی ترین مسیر است. اگر سازگاری فایل و حداقل اختلال بیشتر باشد، یک لایه ویرایشگر مبتنی بر سازگاری یا تعویض مجموعه دسکتاپ تمایل به برنده شدن دارد.

پایدارترین رویکرد این است که تصمیم بگیرید که سازمان شما واقعاً در تلاش برای بهینه سازی است و سپس پلتفرمی را انتخاب کنید که این هدف را آسان تر می کند. هنگامی که "بهترین" به طور عملیاتی تعریف می شود، انتخاب محصول بسیار واضح تر می شود.

نکته برای رهبران IT: اجرای یک خلبان که در آن موفقیت با رعایت سیاست، نتایج همکاری و کاهش استثنائات عملیاتی اندازه گیری می شود. اگر خلبان شما فقط “ترجیح کاربر” را اندازه گیری کند، نتایج سازمانی را پیش بینی نخواهد کرد.